I. CHỨC NĂNG

Văn phòng Trường là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo đơn vị trong việc tổ chức và quản lý mọi mặt công tác hành chính, tổ chức cán bộ, sinh viên, tài chính, tài sản, vật tư, thiết bị, đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế của đơn vị.

II. NHIỆM VỤ

Văn phòng có nhiệm vụ giúp lãnh đạo đơn vị trong các hoạt động về quản lý hành chính, trao đổi thông tin (nhận, gởi và lưu trữ các loại công văn, báo cáo...) và hoàn thành các thủ tục về hành chính theo quy định, trình thủ trưởng đơn vị quyết định trước khi gởi về Trường hoặc các đơn vị liên quan.

1. Theo dõi và quản lý công tác giáo vụ và sinh viên của đơn vị theo quy định về kế hoạch giảng dạy, khối lượng giảng dạy,  kết quả học tập của sinh viên...

2. Lập danh sách cán bộ, viên chức (CBVC) kể cả cán bộ hợp đồng và sinh viên trong đơn vị để theo dõi và quản lý về mặt số lượng và chất lượng (tình hình tăng giảm CBVC, sinh viên, bổ sung hồ sơ, giấy tờ, bỏ việc, bỏ học... của CBVC và sinh viên cho phòng Tổ chức Cán bộ (TCCB), phòng Giáo vụ theo quy định).

3. Lập kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ CBVC về chuyên môn, nghiệp vụ, chính trị, văn hóa, ngoại ngữ... và hoàn thành các thủ tục về hành chính khi CBVC được đơn vị đề cử đi học tập, bồi dưỡng và gởi hồ sơ đề nghị trình Ban Giám Hiệu (thông qua phòng TCCB).

4. Hoàn thành các thủ tục trong việc xét giữ sinh viên ở lại trường, xin thêm nhân sự trước khi gởi hồ sơ về Trường. Khi hết thời hạn tập sự, lập đầy đủ các hồ sơ đề nghị xét hết tập sự theo quy định.

5. Theo dõi và lập danh sách những CBVC trong diện xét nâng lương hàng năm: Trích ngang quá trình lương, thành tích hoạt động, danh hiệu thi đua trong niên hạn nâng bậc lương (các trường hợp nào chưa rõ cần đối chiếu với hồ sơ của phòng TCCB trước khi trình Hội đồng xét nâng bậc lương của đơn vị). Sau khi có kết luận của Hội đồng xét nâng bậc lương đơn vị, hoàn thành danh sách và gởi về phòng TCCB theo quy định.

6. Theo dõi và quản lý công tác đánh giá CBVC hằng năm, tổng hợp hồ sơ những tập thể và cá nhân CBVC, sinh viên có thành tích đề nghị Trường khen thưởng hoặc đề nghị xét duyệt chức danh, kỷ luật v.v... theo đúng quy trình đã qui định.

7. Thường xuyên nắm tình hình và những diễn biến trong CBVC và sinh viên trong đơn vị về các mặt, nếu có vấn đề gì kịp thời báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và các đơn vị có liên quan.

8. Theo dõi và quản lý ngày công, quản lý phép của CBVC trong đơn vị, kịp thời báo cáo các trường hợp nhận việc, bỏ việc hay vắng mặt không lý do cho Trường (thông qua phòng TCCB).

9. Lập sổ theo dõi và quản lý tiến độ các đề tài, dự án, công trình nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và hợp tác quốc tế của CBVC và sinh viên trong đơn vị.

10. Theo dõi và quản lý công tác đào tạo sau đại học do đơn vị chủ trì.

11. Lập số theo dõi và quản lý về tài chính, tài sản, vật tư và trang thiết bị thuộc đơn vị quản lý. Lập các kế hoạch mua sắm tài sản, vật tư trang thiết bị theo quy định.

12. Chỉ đạo trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, tài sản, vật tư, thiết bị và vệ sinh, môi trường trong đơn vị.

13. Quản lý Website, cập nhật các thông báo, biểu  mẫu, quy định, quy trình có liên quan đến sinh viên, CBVC.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC

  * Chánh văn phòng: 

           Ths. CVC. Nguyễn Thị Thủy Chung, Email:  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ; Điện thoại: (0292) 3832 211

  * Phó chánh văn phòng:

           Ths. CVC. Đinh Lâm Mai Chi, Email:  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ; Điện thoại: (0292) 3734 713

 * Nhân sự: